Hoy por hoy, contar con un sistema o una plataforma de gestión educativa permite tener a la mano una gran variedad de posibilidades; entre las cuales, reducir costos y tramites es una prioridad; el ahorro es uno de los atributos que mejor se puede percibir, cuando la institución ya cuenta con las herramientas que este tipo de sistemas ofrecen.

Procesos como generar folletos informativos son necesarios por que tienen como finalidad informar en este caso a la comunidad en general; pero esto acarrea un gasto adicional para la institución ya que la papelería y la impresión de los mismos tienen un valor. Para estos casos las Tecnologías de la Información y la Comunicación traen plataformas que suministran un servicio, por medio del cual es posible comunicarles a los miembros de la comunidad educativa virtualmente sobre novedades y noticias de la Institución sin necesidad de implementar los recursos análogos.  Otro de los procesos que generan un costo amplio son los servicios académicos, pues son estos los que mayor cantidad de papelería e impresión utilizan, ya que requieren una serie de documentos específicos que deben estar en el archivo del colegio y en caso de solicitud deben ser entregados al acudiente. Para este tipo de actividades los Sistemas de Gestión Educativa suministran un sistema completo en medio del cual la información de toda la institución se encuentra alojada en un servidor; el cual permite hacer planeación y seguimiento al desarrollo de las actividades de los docentes, al desempeño académico y de convivencia de los estudiantes y lo más importante recopilar, almacenar y guardar ordenadamente la documentación de toda la comunidad educativa.

El reducir la durabilidad de los procesos y sobre todo los costos colaborando así con la conservación de nuestro planeta, es una de las ventajas que las instituciones que tienen Sistemas de Gestión Educativa como Cibercolegios tienen como valor agregado.