En la actualidad, los escenarios educativos han cambiado debido a la influencia de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), evaluar lo importante apoyado en las necesidades educativas de esta generación permite lograr el seguimiento y mejoramiento continuo de las instituciones educativas;

de este modo, las instituciones podrán estar conectadas y así tener fácil acceso a información relevante y capacitación constante en temas de educación. Es por esta razón que las instituciones optan por implementar un Sistema de Gestión Educativa (SGE) dentro de sus estrategias de calidad que optimicen sus procesos y servicios.

Los SGE, cuentan con una serie de herramientas que son útiles no solo para la institución, sino para la comunidad educativa en general, brindando soluciones en el ámbito educativo y simplificando los procesos administrativos. Estos sistemas cuentan con módulos de pagos que permiten a los usuarios realizar transacciones desde la comodidad de su hogar; es decir, solo se hace necesario contar con un dispositivo con acceso a internet. Los SGE ofrecen además módulos especializados en el proceso de matrículas, estos permiten a las instituciones acceder a información relacionada con el proceso administrativo de cada estudiante en cualquier momento vía web, generando así ahorro en costos relacionados con la impresión y el envío de paquetes de matrículas.

La ley 715 de diciembre 21 del año 2001, plantea a las instituciones la elaboración de estrategias para el mejoramiento de los procesos de calidad, poniendo así en manos del cuerpo directivo “Formular planes anuales de acción y de mejoramiento de calidad, y dirigir su ejecución” como lo dicta el artículo 10 numeral 10.4, por esta razón los SGE hacen más competitivas las instituciones en las cuales son implementados.

Estos sistemas le dan un plus al colegio en la inclusión de nuevas plataformas tecnológicas que posibilitan la obtención inmediata de documentación, información de usuarios, reportes académicos, actividades pedagógicas y extracurriculares. Brindan a la comunidad educativa una serie de soluciones teniendo en cuenta sus necesidades como actualización inmediata de la aplicación y acceso las 24 horas del día.

Todas estas funcionalidades proporcionan credibilidad y sentido de pertenencia de la comunidad educativa con las Instituciones, consolidándose, así como soluciones para la gestión de la educación.