Se acerca el final del año 2016 y todos los colegios correspondientes a calendario A se encuentran en un momento importante “el cierre de año lectivo”, este pone en manos de los funcionarios de la institución la responsabilidad de recibir y organizar un sin número de información, que además requiere la generación de determinados informes para llevar un registro de actividades realizadas y que permiten tener un control, hacer seguimiento a indicadores de gestión y realizar un cierre previo del año lectivo.

Este proceso requiere de tiempo para su adecuado desarrollo, ya que extraer la información necesaria para su ejecución, es una tarea compleja cuando no se cuenta con un sistema que centralice y que permita acceder a la misma, de manera sencilla y con la confianza de contar con una data actualizada y completa.

Para minimizar el tiempo empleado en el proceso de cierre de año lectivo, plataformas como Cibercolegios le ofrecen la posibilidad de tener la información necesaria en un solo lugar y a tan solo unos clics, además de organizar, el sistema permite solicitar a la comunidad la actualización de la información por parte de sus usuarios, evitando así tramites con documentación y papelería que generalmente se requieren para este tipo de proceso. Contar con un sistema cómo Cibercolegios hace que la actualización de la información sea constante, para que al realizar el cierre de año lectivo se minimicen los errores y no se pierda información sensible para el proceso, ya que ofrece la posibilidad de contar con una copia de seguridad, la cual protege toda la información permitiendo acceder a todo en un consolidado final.

Teniendo en cuenta esto los Sistemas de Gestión educativa que cuentan con este tipo de servicios están simplificando y agilizando los procesos administrativos, además de incluir las Tecnologías de la Comunicación y la Información TIC, que de este modo minimizan los tiempos de trámite en ciertos procedimientos, no solo al personal administrativo, si no a los usuarios en general, potenciando procesos en la institución que logran el desarrollo de una gestión educativa avanzada.